Pietarsaarelainen siivousyritys PCS tarvitsi toiminnan tehostamiseen ja kasvun mahdollistamiseen mobiili- ja websovelluksen työvuorojen suunnitteluun ja työajan raportointiin. Mikään olemassa oleva pilvipalvelu tai sovellus ei täyttänyt heidän vaatimuksiaan. Jotkut ratkaisut olisivat silti tarvinneet räätälöintiä, mihin toimittajat eivät mielellään suostuneet.
Tartuimme haasteeseen ja toteutimme PCS:lle räätälöidyn tuntikirjausjärjestelmän. Kokonaisuus koostuu mobiilisovelluksesta, jota siivoushenkilöstö käyttää kentällä päivittäisessä työssään, sekä verkkopalvelusta, jota käyttää pääkonttorilla työskentelevä työnjohto.
Järjestelmä otettiin vaiheittain käyttöön vuoden 2019 aikana. Ensin noin puolet henkilöstöstä ryhtyi käyttämään mobiilisovellusta työajan kirjaamiseen. Parin kuukauden koeajan jälkeen lisättiin muulle henkilöstölle käyttöoikeudet ja järjestelmä otettiin täysin käyttöön.
Tehokkaampi tuntikirjaus on sujuvoittanut PCS:n palkkalaskentaa ja tehostanut laskutusta. Yritys on kasvattanut liiketoimintaansa ilman, että hallintoon on ollut tarpeen palkata lisää henkilöitä. Työnjohto näkee reaaliajassa mitkä kohteet ovat jääneet jostakin syystä siivoamatta ja saavat aloittamattomista työvuoroista sähköpostihälytyksen, jolloin asiaan on mahdollista reagoida ilman että asiakas huomaa poikkeaman. Näin tuntikirjausjärjestelmän käyttö näkyy myös asiakaspalvelun laadussa.