Tieteellisten Seurain Valtuuskunta (TSV) on merkittävä ja riippumaton asiantuntijaelin tieteenharjoittamista ja tiedepolitiikkaa koskevissa asioissa. Toimintaansa valtuuskunta saa opetus- ja kulttuuriministeriöltä valtionavustusta, josta osa jaetaan eteenpäin tieteellisille seuroille ja yksityisille henkilöille apurahahakemusten perusteella.
Vuonna 2017 TSV kilpailutti uuden avustusjärjestelmän toteuttamisen. Vanha järjestelmä oli ollut käytössä pitkään ja siinä oli kehitettävää sekä käytettävyyden että tietosuojan kannalta. Tarjouskilpailun perusteella uuden järjestelmän toteutus tilattiin BLB:ltä.
Hankkeen alkuvaiheessa haastattelimme sekä TSV:n henkilöstön että tieteellisten seurojen edustajia. Järjestelmän toiminnasta tehtiin kattava kokoelma piirroksia, jotka arvioitiin yhdessä TSV:n kanssa. Toteutus tehtiin vaiheittain kolmen viikon iteraatioissa, missä kunkin iteraation päätteeksi pidettiin demotilaisuus ja tilaaja sai antaa palautetta toiminnoista ja toteutuksesta. Järjestelmän käyttöönottokoulutus pidettiin elokuussa 2018 ja ensimmäinen haku alkoi 1. syyskuuta 2018.
Uuden avustusjärjestelmän ansiosta hakemusten täyttäminen, käsittelyprosessi ja tiliselvittäminen tapahtuu nyt modernilla teknologialla toteutetussa verkkoportaalissa. Visma Sign -allekirjoituspalveluun toteutetun integraation ansiosta sopimusasiakirjoja avustusten käytöstä ei tarvitse tulostaa ja postittaa, minkä ansiosta ympäristön kuormitus on vähentynyt ja kuluja on karsittu. Allekirjoitusprosessi on nopeutunut merkittävästi ja hallinnolliseen työhön käytettävä aika on vähentynyt.